AMAÇ :

 Tavşanlı Kaymakamlığı'na bağlı olarak hizmet yürütmekte olan daire, kurum, kuruluş ve birimlerde 5442 sayılı İl idaresi Kanunu'nun 27. 28. ve 31. maddeleri uyarınca;

• Verilen yetkileri belirli ilkelere bağlamak,
• Kırtasiyeciliği asgari düzeye indirmek, hizmette verimlilik, iş akışı, hız ve etkinliği artırmak,
• Üst düzey yöneticilere zaman kazandırarak, onları işlemlerin ayrıntılarına inmekten kurtarmak, çalışmaları ilçe yönetiminin daha iyi örgütlenmesine, planlanmasına, koordine edilmesine ve denetlenmesine yöneltmek, ana sorunlarda daha iyi değerlendirme yapılabilmesine imkan sağlamak,
• Halka ve iş Sahiplerine kolaylık sağlayarak, yönetime karşı güven saygınlık imajlarını güçlendirerek, geliştirmek ve yaygınlaştırmak,
• Tavşanlı ilçesinde hizmetlerin süratli, verimli ve disiplin akışı çerçevesinde, kurum ve kuruluşlar arası koordinasyon, görev ve yetkilerin sorumlulukla orantılı ve dengeli kullanılmasını sağlamak, Kaymakam adına imzaya yetkili olanların yetki alanlarını belirlemektir.

YASAL DAYANAK :

Bu Yönerge;

• 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu,
• 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunu,
• 3152 sayılı İçişleri Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri hakkında kanun, Yüksek Disiplin, Kurulu İle İl Yatırım Hizmetlerine İlişkin Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun,
• 4483 sayılı Devlet Memurları ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
• 3046 sayılı Bakanlıkların Kuruluş ve Görev Esasları Hakkındaki Kanun,
• 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
• Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi (Kararname No: 1),
• Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili, Kurum ve Kuruluşlar İle Diğer Kurum ve Kuruluşların
• Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi (Kararname No: 4) ve ilgili diğer Cumhurbaşkanlığı Kararnameleri,
• 31/07/2009 gün ve 27305 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik”,
• 10/06/2020 gün ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik”,
• 08/06/2011 gün ve 27958 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği”,
• Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri İle Başvuru Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik,
• 17.08.2018 tarihli “İçişleri Bakanlığı İmza Yetkileri Yönergesi” hükümleri,
• Kütahya Valiliğinin 05.05.2020 tarihinde yayımlanan “Kütahya Valiliği İmza Yetkileri Yönergesi”

TANIMLAR;

• Kaymakamlık                              : Tavşanlı Kaymakamlığını,
• Kaymakam                                   : Tavşanlı Kaymakamını,
• İlçe İdare Şube Başkanı               : İl İdaresi Kanunu’na göre İlçe İdare Şube Başkanı olan Kuruluş Amirlerini,
• Yazı İşleri Müdürü                       : İlçe Yazı İşleri Müdürünü,
• Birim Amiri                                  : İlçe İdare Şube Başkanlığı dışında kalan, İlçede kuruluşu bulunan dairelerin yetkili yöneticilerini ifade eder.

İLKELER;

• İmza yetkilerinin, sorumluluk anlayışı içerisinde, dengeli, zamanında, tam ve doğru olarak kullanılması esastır. Devredilmiş yetkilerle ilgili üst makamların bilme hakkı saklıdır. Kaymakam İlçenin tamamı, Birim Amirleri ise birimleriyle ilgili bilme hakkını kullanır.
• İmza devri ile edinilen yetkiler devredilemez.
• Bir izin veya onayın kaldırılması veya tadili, alınışındaki usule göre gerçekleştirilir.
• Kurum amirleri kurumlarında çıkan bütün yazılarından sorumludur. Önemli konular bizzat daire amirleri tarafından ele alınacaktır.
• Valilik ve İl Müdürlükleri ile yapılacak yazışmalar kaymakam imzası ile yapılacaktır. Doğrudan yazışma yapılmayacaktır. Ancak Kurumlar İldeki birimleri ile Bilgi-Belge Gönderme, İzin, Rapor onayları ve Mevzuatın cevaz verdiği durumlar olmak kaydıyla yazışma yapabilir.
• Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadar açıklanır, Kaymakam başkanlığında yapılacak toplantılar hakkında sorumlu birim amirlerince 24 saat önceden Kaymakam’a gündem ile ilgili bilgi sunacaktır.
• Belediyeler kendi mevzuatlarında belirtildiği şekilde kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışma yapabileceklerdir. Ancak Kaymakamlık Makamına hitaben yazılan yazılar bizzat Belediye Başkanı veya Başkan Vekili tarafından imzalanacaktır.
• İmza yetkisinin devrinde, Kaymakamın her konuda havale, imza ve onay yetkisi saklıdır.
• Herhangi bir imza yetkisi devrinin yeniden düzenlenmesi ancak bu yönergede değişiklik yapılması ile mümkündür.
• Kaymakam tarafından imza yetkisi devredilenler tarafından, imza yetkisini kullanılırken yazışmalarda “KAYMAKAM ADINA” (Kaymakam a.) ibaresi kullanılır.
• Kamu Kurum ve Kuruluşları kendi aralarında yapacakları yazışmalarda “Kaymakam a.” ibaresini kullanmayacaklardır.
• Bütün yazışmalar 10.06.2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete 'de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ilkelerine uygun olarak yapılır.
• Yazıların ait olduğu birimlerde hazırlanması, yazılması ve yayınlanması esastır. Ancak acele ve gerekli görülen hallerde yazılar Yazı İşleri Müdürlüğünde hazırlanabilir. 
• Kaymakam adına imza yetkisi verilenlerin bu yetkiyi sadece kendilerinin kullanması esastır.İmzaya yetkili kişinin herhangi bir sebeple görevi başında olmaması halinde vekili imza yetkisini kullanır.
• Birim Amirleri kendi izinleri, vekâlet ve görevlendirme onayları ile açıklamayı gerektiren yazı ve onayları, Kaymakama ‘a sunarlar.
• Gizlilik dereceli ve “Kişiye Özel” yazılar (açıkça imza devri yapılanlar dışında) işin niteliğine göre kaymakam tarafından imzalanır.
• Yazılar, varsa ekleri ile birlikte, incelemeyi gerektirenler ise evveliyatı ile birlikte imzaya sunulur.
• Her kademede imza sahibi, imzaladığı yazılarla ilgili olarak üstlerince bilinmesi gerekenler hakkında zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.
• Onaylar, konunun yasal dayanakları yazı içeriğinde belirtilerek hazırlanır.
• Hiçbir birim diğer birimin görev alanına giren, o birime görev veya sorumluluk yükleyen hususlarda, ilgili birim amirleriyle görüşmeden onay hazırlayamaz.
• Havale evrakında veya yazıda “Görüşelim” notunun bulunması halinde, ilgili görevliler en kısa zamanda gerekli bilgi ve belgeleri temin ederek, notun sahibi olan yetkiliye gerekli açıklamayı yaparlar.
• Kamu kurum ve kuruluşlarının düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vb. etkinlikler hakkında, koordinasyonun sağlanabilmesi bakımından program yapılmadan önce Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürlüğüne bilgi verilir.

SORUMLULUK;

• Birim Amirleri, birimlerinden çıkan bütün yazılardan ve yapılan işlemlerden doğrudan Kaymakam’ a karşı sorumludurlar.
• Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından, yönergeye göre hareket edilmesini kontrolden, kendilerine teslim edilen evrak ve yazıların muhafazasından Yazı işleri Müdürü ve memurları ile ilçe idare şube başkanları sorumludur.
• Birim Amirleri birimlerinde işlem gören ve çıkan tüm yazıların içeriğinden ve ilgililerce yapılacak paraflar ile birimlerince yapılan tüm iş ve işlemlerden ne suretle olursa olsun işlemsiz
  evrak bırakılmamasından, görüşe sunulması gerekenlerin bekletilmeden gönderilmesinden sorumludur.
• Tekit yazıları yönetimde sağlıksızlığın bir göstergesidir. Tekide meydan verilmemesi için birimlerde birim amirleri ile birlikte ilgili görevliler ortaklaşa sorumlu tutulacaklardır.
• Basına bilgi ve demeç verme hususunda ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak hareket edilecektir.

YAZIŞMA ve UYGULAMA ESASLARI:

• Vatandaşlarımız Anayasanın 74.üncü maddesi uyarınca, kendileri ya da konu ile ilgili dilek ve şikâyetleri ile ilgili olarak yetkili makamlara başvurma hakkına sahiptirler. Bu nedenle vatandaşlarımızın tüm dilek ve şikâyetlerine “Kaymakamlık Makamı" daima açıktır.

Yukarıda belirtilen hukuki dayanakların ilgili hükümleri ve bu Yönerge çerçevesinde;

• Kaymakamın bilgisini gerektirmeyen konularda İlçe dâhilindeki idari birimler kendi aralarında yazışma yapabilirler.
• İlçedeki kurulların birbirleriyle olan yazışmaları ile il merkez kuruluşları ve il kurulları ile olan yazışmaları Kaymakamlık kanalı ile yapılır.
• Kaymakam dışında yapılan havalelerde evrak üzerine derkenar düşülmeyecektir.

• Bütün Birim Amirleri, kendi görev alanlarına giren konularla ilgili başvuruları doğrudan kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine 3071 ve 4982 sayılı yasalarda belirtilen usule uygun olarak yazılı şekilde bildirmeye yetkilidirler. Bunların dışındaki istemlere ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

• Basında (yazılı veya görsel) yer alan ihbar / şikayet ve dilekçeler ilgili Birim Amirleri tarafından herhangi bir emir beklenmeksizin doğrudan doğruya dikkatle incelenecek ve sonuç en kısa zamanda Kaymakamlık Makamına bildirilecektir.
• İlçedeki Belediyeler 5393 sayılı Belediye Kanunu'nun 78 inci maddesi uyarınca kamu kurum ve kuruluşları ile doğrudan yazışabilir. Ancak bu yazışmalardan Kaymakamlık Makamınca bilinmesi gerekenler ilgili (ilçe dâhilinde) birim amirince Kaymakamlık Makamına arz edilir ve Makamın direktiflerine göre gereği yapılır.
• Yazışmalarda 10/06/2020 tarihli Resmi Gazete ’de yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.
• Yetkilinin bulunmadığı ya da izinli olduğu hallerde vekili paraf veya imza yetkisini kullanır. Yetkilinin dönüşünde önemli konularda bilgi verilir.
• Kaymakamın onayına ve imzasına sunulacak yazılarda birim amirinin paraf ve imzası bulunacaktır.
• Bilgi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar, birim amirince Kaymakama bizzat sunulacaktır, Kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakamlık Sekreterine teslim edilir.
• Kaymakamlık Makamına imzaya sunulan çok acil ve gecikmesinde sakınca bulunan haller hariç, imza için beklenilmeyip teslim edilen ilgiliden bilahare geri alınacaktır.
• Kaymakamlığa imza için sunulacak yazılar, görevlendirilen memur tarafından takip edilecek, ilgisi olmayan kişiler tarafından takip yapılmayacaktır.
• Kaymakamlığa yapılan yazılı ve sözlü başvurular Yazı İşleri Müdürünce kabul edilecektir. Dilekçeler ilgili kuruluşa havale edilecektir.
• “Şifre Mesajlar", “Çok Gizli", "Gizli”, “Kişiye Özel” ve “Kaymakam Adına”' gelen bütün yazılar kapalı olarak, Yazı İşleri Müdürlüğünce Kaymakamlık Makamına sunulmak üzere teslim alınacak ve kayıtları Yazı İşleri Müdürlüğünce tutulacaktır.
• Kaymakamlığa gelen diğer yazılar görevli memurlarca (Gizli/Kişiye Özel/Hizmete Özel Zarflar Hariç) açılacak, kaydedilecek, Kaymakam veya yetkisine göre İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapılacak ve dairesine zimmet karşılığında teslim edilecektir.
•  Yer değişikliği, arama, toplantılar ve daireye ilişkin bir genelge çıkarılması gibi önem arz eden konularda makamla şifahi görüşmeden sonra yazılı metin hazırlanarak imzaya sunulur.
• Kamu kurum ve kuruluşlarının düzenleyecekleri toplantı, açılış, panel vb. etkinlikler hakkında, koordinasyonun sağlanabilmesi bakımından, program yapılmadan önce Kaymakam ve Yazı İşleri Müdürlüğüne bilgi verilir.

BAŞVURULAR;

• Başvurularla ilgili olarak, Kaymakamlığımızca aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması uygun görülmüştür.

Dilekçeler, Kaymakam veya Yazı İşleri Müdürü ( Kaymakamın bilmesi ve görmesi gerekenler hariç olmak üzere) tarafından ilgili kuruluşlara havale edilecektir. Ancak giden yazılar (cevaplar) Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

İhbar ve şikâyetleri kapsayan dilekçelerin Kaymakamca havale edilmesi esastır.

KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR;

• Mevzuatın, bizzat Kaymakam tarafından imzalanmasını gerekli kıldığı konulara ilişkin yazılar, Kaymakam tarafından imzalanması zorunlu olan, imza devrinin mümkün olmadığı işlemlere ait yazılar,

            Olağan üstü ve acil hallerde Bakanlıklara resen yazılacak her türlü yazılar,

•  Tüm Valiliklere ve Kaymakamlıklara yazılan yazılar,
•  Garnizon komutanlıklarına yazılan yazılar,
•  Asayişe, istihbarat ve ihbarlara ilişkin yazışma ve raporlar,
•  Cumhuriyet Başsavcılığına ve mahkemelere yapılan yazışmalar, (Bilgi verme ve Belge gönderme hariç)

         Kaymakamlıkça alınması yasa gereği olan karar yazıları (4483 ve 3091 Sayılı Kanun'a göre verilmiş kararlar),

 İlçelerde tutulan personel özlük dosyalarıyla ilgili iş ve işlemler,

•  Önemli, gizli, hizmete özel, kişiye özel, yazılar,
•  Şifre anahtarlarından herhangi biriyle açma ve kapaması yapılan şifre mesajları,
• Kaymakamlıkça yayınlanan genelge, emir ve talimatlar,
• Kanun, tüzük ve yönetmelikler konusunda, kaymakamlıktan istenen görüş ve teklifler,
• Prensip, yetki ve uygulana gelen usulleri ve sorumlulukları değiştiren yazılar,
• 5442 Sayılı Kanun kapsamında Kaymakam tarafından birim amir ve memurlarına taltif, tenkit veya ceza maksadıyla yazılan yazılar,
•  Kalkınma plan ve programları ile ilgili yazılar,
•  Birimlere ve kişilere sorumluluk yükleyen ve emir niteliğindeki yazılar,
•  Önemli emir, talimat ve isteklerin ilgili birime havalesi,
•  Her türlü tekit yazıları ve tekitlere verilen cevaplar,
•  Emniyet, asayiş ve istihbarat ile ilgili önemli ve icrai nitelikteki yazılar,
•  Yıllık yatırım programlarına ilişkin teklifler,
• Milli Eğitim Bakanlığı Eğitim Kurumu Yöneticilerinin Görevlendirmelerine Dair Yönetmelik çerçevesinde oluşturulan komisyon kararlarının Valilik Makamına sunulmasına ilişkin yazılar,
•  Kamu görevlileri hakkında ilgili makamlardan müfettiş talep yazıları,
•  Disiplin amiri sıfatıyla savunma istem ve ceza yazıları,
•  Tütün mamulü, alkol ve alkollü içki satıcıları tarafından yapılacak satış belgesi ve nargilelik tütün mamulü sunum uygunluk belgesinin imzalanması,
•  6458 Sayılı Kanunun 91 inci maddesine göre geçici koruma altındaki Suriye uyruklu yabancıların, gönüllü geri dönüşüne ve başka illere sevk işlemlerine dair yazılar,
•  İlçe İdare Şube Başkanları ve Birim Amirlerinin yıllık, sağlık ve mazeret vb. iznine ayrılış ve başlayış yazıları,
•  Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar,

KAYMAKAM TARAFINDAN ONAYLANACAK YAZILAR:

• Kanun, Tüzük ve Yönetmeliklerce Kaymakam tarafından onaylanması zorunlu olan yazı ve kararlar,
• 2559 Sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanununa göre verilecek işyeri kapama onayları,
  • İdari Yaptırım Kararları,
  • 5442 Sayılı Kanun gereği yapılan görevlendirme onayları,
  • Sivil Savunma Plan onayları,
  • Emniyet ve asayiş plan onayları,
• Atama, yer değiştirme, görevden uzaklaştırma onayları,
  • İl içi taşıt görevlendirme onayları,
  • Araştırma, ön İnceleme ve disiplin soruşturma, İşlemden kaldırma emir ve onayları,
  • Oyun, temsil, gösteriler veya eğlence amaçlı toplantı vb. sosyal etkinliklerin düzenlenmesi ile ilgili onaylar,
  • İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına ilişkin Yönetmelik hükümlerine göre verilen İşyeri açılma, çalışma izni ve kapatma onayları.

• İlçe İdare Şube Başkanlarına vekâlet etme onayları,
• Disiplin hükümlerine göre inceleme, Soruşturma açma, muhakkik görevlendirmesine ilişkin onaylar,

• Vekil öğretmen ve ücret karşılığı ders okutmak üzere öğretmen görevlendirme onayları,
• Usta öğretici görevlendirme ve kurs açılış onayları,
• İlçede kuruluşu bulunmayıp görevlisi bulunan kamu görevlilerinin her türlü izin, ilçe içi görevlendirme onaylarını imzalamak,
• Kamu görevlilerinin İlçe dışına araçlı ve araçsız görevlendirme onayları,
• 3091 Sayılı yasa gereği tahkikat ve infaz memuru görevlendirmesi onayları,
• 5651 Sayılı Kanun gereği verilen İnternet Kafe İzin Belgesi Onayları,
• İlçedeki müdür yetkili öğretmen ile öğretmen sayısının yetersiz olduğu hallerde ders ücreti karşılığında görevlendirme onayları,
• İlçedeki özel motorlu taşıt sürücü kursları ile özel iş makinaları kurslarının eğitim ve sınav araçlarına ilişkin gerekli izin onayları ve onay iptalleri,
• İlçedeki özel öğretim kurumlarının eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yapılmadığı zamanlarda yapılan eğitim içerikli kültürel faaliyetler ile bursluluk sınavları ve özel okulların takviye kurslarına ilişkin onaylar,

• İlçedeki kadrolu ve sözleşmeli öğretmenlerin okul/kurumlar arası ders ücreti karşılığı görevlendirme onayları,
• İlçedeki meslekî ve teknik eğitim kurumlarında alan/bölüm, atölye ve laboratuvar şeflerinin görevlendirilmesine ilişkin onaylar,
• Kanun, tüzük ve yönetmeliklerin bizzat Kaymakam tarafından onaylanmasını istediği diğer hususlar,
• Kendisine başvurulan ilçe idare şube başkanı konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse dilekçeyi bizzat Kaymakama sunarak onun direktiflerine göre gereğini yapacaktır.
• 657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 104. maddesinin (C) fıkrasında belirtilen; merkezlerde atamaya yetkili amirler, ilerde valiler, ilçelerde kaymakamlar ve yurtdışında diplomatik misyon şefleri tarafından dairesi amirinin muvafakati ile bir yıl içinde toptan veya parça parça olarak mazeretleri sebebiyle memurlara verilecek 10 günlük izin,

EVRAK HAVALESÎ-GELEN YAZILAR;

• Gizli, kişiye özel yazılar mutlak surette Kaymakam tarafından açılacak ve havalesi yapılacaktır.
• Kaymakamlık Makamına gelen diğer evraklardan Kaymakam tarafından açılmasına gerek görülmeyenler Yazı İşleri Müdürünce açılacak, Yazı İşleri Müdürü tarafından gideceği yer yazılıp kaydı yaptırılacak; Kaymakam tarafından imzalanarak ilgili dairelere havale edilecektir.

Kaymakam Adına Yazı İşleri Müdürünce İmzalanacak Yazılar;

• Kaymakamın takdirini gerektirmeyip yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan ve bir direktif niteliği taşımayan mutat yazılar,

• Yazı İşleri Müdürü, iş akımında sürati sağlamak amacıyla hüküm ve karar niteliğinde olmayan, icrai niteliği bulunmayan, ihbar, şikayet gibi hususları içermeyen mali konular dışındaki, sorumluluk gerektirmeyen, sadece bilgi aktarılmasına yönelik kurumlar arası yazışmaların Kaymakam adına havalesi ve imzası.
• Sonucundan Makamın karar, olur veya mütalaasını gerektirmeyen müracaat dilekçeleri (İlçe Nüfus Müdürlüğü, İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü, İlçe Tapu Müdürlüğü, İlçe Emniyet Müdürlüğü, İlçe Jandarma Komutanlığı ve diğer kurumlar) ,
• Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma Vakfından yardım talebine ait yazılar,
• Kütahya Defterdarlığından gelen ve gizlilik derecesi bulunmayan evrakların havalesi,
• Tapu Müdürlüğünce düzenlenen ilmühaberlerin tasdiki,
• Köy Muhtarlıklarına ait defterlerinin (karar defteri, su işletme defteri, ölüm defteri vb.   Defterlerin) tasdik ve onayı,
• Kaymakamlık çalışanlarının yıllık ve diğer kanuni izin işlemleri (iş akışı değerlendirilerek)
• İçişleri Bakanlığı İller İdaresinin 04.10.2011 tarih ve 5162 sayılı ve 2011/59 sayılı genelge doğrultusunda ‘Apostil Şerhi İmzalama Yetkisi’ gereği,
• Kaymakam tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar,
• Başvuru dilekçelerinin araştırılması, incelenmesi veya bilgi istemesi için şahıs veya kuruluşlara yazılan yazılar,
• Yazı İşleri Müdürü ve Yazı İşleri Şefi tarafından Apostil’e tasdik şerhi konulması,
• Yurtdışında çalışan vatandaşların bakım belgelerinin imzalanması,
• Kaymakamın herhangi bir nedenle ilçede bulunmadığı sırada çok acil yazıların gelmesi halinde, gecikmeye sebebiyet vermemek için durum İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından ilgili birime intikal ettirilir, gereğinin yapılması gecikmeksizin sağlanır ve en kısa yoldan Kaymakama sunulur.

İlçe İdare Şube Başkanları ve Birim Amirlerinin İmzalayacağı Yazılar;

• Bu Yönerge de belirtilmemiş olup, Kanun, Tüzük ve yönetmeliklerin Kaymakamın imzasını emretmediği yazılar,
• Hesabata ve teknik hususlar ile ayrıntıya ilişkin istatistiki bilgi derlenmesine ilişkin olarak eş makamlara, ast makamlara yazılan yazılar,
• Üst makamlar ayrı tutulmak kaydıyla yeni bir hak ve yükümlülük doğurmayan, Kaymakam takdirini gerektirmeyen ve direktif taşımayan kurumlar arası mutat yazılarla eş ve ast makamlara yazılan yazıların teklifi ve Birimler arası (kurumlar arası) bilgi vermeyi ön gören yazılar,
• Görev alanları ile sınırlı olarak bir dosyanın tamamlanması, bir işlemin sonuçlandırılması için gerekli bilgi ve belgenin istenmesine ilişkin yazılar,
• Kaymakam tarafından kabul edilmiş ve onaylanmış kararların işleme konulması ile ilgili yazılar,
• Personel nakil, istihdam ve terfi si ile ilgili Kaymakamlık Makamına yazılacak yazılar,
• Tahakkuk memurluğu sıfatıyla ödeme emirleri,
• Onay Teklifi yazıları,
• Hava fişek gösterisine ilişkin izin onayları,
• Kaymakam tarafından verilen görevin niteliğine göre hazırlanan bütün yazılar, raporlar ve fezlekeler,
• Bütün İlçe İdare Şube Başkanı ve Birim Amirleri kendi konularıyla ilgili başvuruları Kaymakam adına doğrudan kabul etmeye, konuyu incelemeye, istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise, konu dilekçe sahibine yazılı olarak bildirilecektir.
• 3071ve 4982 Sayılı Kanunlarına göre verilecek cevabi yazılar (Teknik ve hesabata dayalı yazılar ile Kaymakamın bilmesini gerektirmeyen yazılar),

• Şube Müdürü, Müdür Yardımcısı, Öğretmen, Şef, Memur, İşçi, 4/B’li İdari ve Destek personeli, Yardımcı Hizmetler vb. personelin yıllık izin, sağlık, mazeret izinleri vb. ayrılış ve başlayış yazıları,
• Kaymakamlık Makamına hitaben yazılan yazılar,
• Kaymakamın onayından geçmiş işlem ve kararların merciine gönderilmesi ve muhatabına tebliğine ilişkin yazılar,

• Bir işlemin veya dosyanın tamamlanması veya sonuçlandırılması için belge, bilgi istenilmesi veya gönderilmesine ilişkin yazılar,

• Yer değiştiren personelin özlük dosyalarının ilgili birimlere gönderilmesi ile ilgili yazılar,

• İlçe İdare Şube Başkanları kendi konuları ile ilgili olan teknik ve hesap hususlarına ilişkin başvuruları Kaymakam adına doğrudan kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus mevcut bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklanması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. Bunlar dışındaki sonuçlara ya da şikâyet ve soruşturma işlemlerine ilişkin cevaplar Kaymakam tarafından imzalanacaktır.

• Daire Müdürlerine, tüzük ve yönetmelikler dâhilinde verilen görevler ile ilgili yazışmalar,

 İlçe Emniyet Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

• Yivsiz Tüfek Ruhsatnamesi ile Yivsiz Tüfek Satın Alma Belgesinin ve Olurunun imzalanması,
• İlçe İçerisindeki görevlendirme onaylarının imzalanması,
• Silahlara ait mermi alım belgesi, havai fişek izin belgesi ve silah nakil izin belgesi, onaylarının imzalanması,

İlçe Jandarma Komutanı tarafından İmzalanacak Yazılar

• • Yivsiz Tüfek Ruhsatnamesi ile Yivsiz Tüfek Satın Alma Belgesinin ve Olurunun İmzalanması,
  • İlçe İçerisindeki görevlendirme onaylarının imzalanması,
  • Silahlara ait mermi alım belgesi, havai fişek izin belgesi ve silah nakil izin belgesi onaylarının imzalanması,

İlçe Milli Eğitim Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

• Okullarda yapılan veli toplantı olurları,
• Kurum içi bünyesinde düzenlenecek toplantı vs. konularını içeren onay ve yazılar,
• Milli Eğitim Bakanlığına bağlı okul ve kurumlara ait spor sahası ve spor salonlarının spor müsabakaları için tahsisi ve personel görevlendirilmesine ilişkin onaylar,
• Özel eğitim kurum personeline ilişkin göreve başlama, istifa, ayrılma yazıları,

• Her derecedeki okul yöneticisi ve öğretmenlerin ek ders ücretlerine ilişkin onaylar,

•  Sportif yarışmalar, sosyal ve kültürel amaçlı gezi onayları, öğrencilerin sportif amaçla görevlendirilecekleri kafile onaylarının imzalanması,
•  657 Sayılı Devlet Memurları Kanunun 104. maddesinin (C) fıkrasında belirtilen; merkezlerde atamaya yetkili amirler, ilerde valiler, ilçelerde kaymakamlar ve yurtdışında diplomatik misyon şefleri tarafından dairesi amirinin muvafakati ile bir yıl içinde toptan veya parça parça olarak mazeretleri sebebiyle memurlara verilecek 1 günlük izin, (Mazeret izninin kanun lafzına ve ruhuna uygun olarak değerlendirilmesi, tatil vb. gibi zorunluluk arz etmeyen keyfi amaçlı izin taleplerinin değerlendirmeye alınmamasına azami derecede dikkat edilecektir.)

İlçe Sağlık Müdürü Tarafından İmzalanacak Yazılar

• Sağlık alanında il içerisinde yapılan toplantı, eğitim, seminer vb. etkinliklere yapılan personel görevlendirme onayları,
• Sağlık alanında mevzuat gereği kurulması gereken ya da kurulmasına ihtiyaç duyulan (sadece bakanlık ve bağlı kuruluş personelinin) görevlendirileceği komisyonların kurulmasına dair alınan onaylar,

İlçe Müftüsü Tarafından İmzalanacak Yazılar

• Diyanet İşleri Başkanlığının 2007 Genelgesinin 74/5. Maddesi gereğince, 1 (bir) aylık görevlendirme onayları,
• 13/12/2019 tarih ve 840029 sayılı Yönerge’nin 45’nci maddesinin c bendi gereği, il sınırları dışında yapılan gezilerle ilgili onaylar,

GİDEN YAZILAR;

• Genel idareye tabi kuruluşlar, 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 31/b. maddesi uyarınca Valilik ve Bakanlıklara olan yazışmalarını Kaymakamlık kanalı ile yapacaklardır.
• Valilikler, kaymakamlıklar ve bölge müdürlükleri ile yapılacak yazışmalar ( Tek  Adımda Hizmet ve Muhtaçlık araştırma yazıları haricinde) Kaymakam tarafından imzalanacaktır.
• Yeni bir hak ve görevi doğurmayan, bir direktifi veya icra talimatını kapsamayan, Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dışında ve 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 9. maddesinin (B) fıkrasında belirtilen hesebata ve teknik hususlara ait yazıları, ilçe müdürlüklerine doğrudan yazılmış yazılara verilecek cevapları ilçe idare şube başkanları imzalamaya yetkilidir.

RESMİ YAZILARIN NİTELİĞİ;

• Kaymakam veya yetki verdiği İlçe İdare Şube Başkanı veya birim amiri tarafından imzalanıp, gönderilecek tüm yazılarda “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” hükümlerine aynen uyulacaktır.
• Onaylarda değişik ifadeler yerine “OLUR" deyimi kullanılacak, tarih ve isim satırları arasına imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır.
• Yazıların Türkçe Dil Bilgisi kurallarına uygun hazırlanması ve konuların kısa ve öz olarak yansıtılması zorunludur. Bu amaçla yazışma yapan her görevlinin eli altında Türkçe İmla Kılavuzu bulundurulacaktır.
• Yazılar parafe edilmeden imzaya sunulmaz. Yazıları parafe eden sıralı amirler, yazıyı kontrolden ve muhtevasından bizzat sorumludur.
• Yazışmalarda Standart A4 kâğıdı kullanılacaktır. Ancak, tasarruf açısından Valilik dışındaki yazışmalarda, yazının içeriğine göre A5 kağıdı kullanılacak olup, kurum dosyasında kalacak nüshalar ise daha önce kullanılmış kağıtlardan faydalanılarak değerlendirilmesi sağlanacaktır.
• Resmi yazı, Yönetmelikte belirtilen şekil şartlarına uygun olacaktır. Bu amaçla düzenlenen yazı örneği Ek olarak verilmiş olup, yazışma yapan her görevliye bir suret verilecek ve öğretilecektir.

İMZAYA SUNMA;

• Makama bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar ile görevlendirme, ruhsatlandırma, İdari Yaptırım, görüş bildirme gibi onay yazıları bizzat daire amirleri tarafından Kaymakam imzasına sunulacaktır.
• Kaymakamın imzalayacağı yazılar, imza kartonu içerisinde Kaymakamlık Sekretarya’ sına teslim edilir.
• Yazılar, varsa evveliyatı, ekleri, karar veya işlem dosyası ile yasal dayanağı belirten ilgili mevzuat hükmü ile birlikte imzaya sunulur.

YÜRÜRLÜK;

• Bu Yönerge 05.06.2024 tarihinden itibaren yürürlüğe konulmuştur.